Kekal Produktif Walaupun Bekerja Dari Rumah

Sejak Perdana Menteri Malaysia, Tan Sri Muhyiddin Yassin mengisytihar Perintah Kawalan Pergerakan pada 16 Mac 2020 baru-baru ini, pelbagai reaksi yang timbul dan memberi kesan yang sangat signifikan kepada setiap lapisan masyarakat. Antara mereka adalah pekerja-pekerja di barisan hadapan dalam menangani pesakit-pesakit Covid-19 seperti doktor, jururawat, serta kakitangan hospital. Mereka terpaksa bekerja lebih dari waktu normal sebagaimana kebiasaan.

Tidak kurang juga bagi kakitangan kerajaan, NGOs, syarikat-syarikat swasta, serta usahawan, penjaja dan sebagainya. Ada diantara mereka yang terpaksa diberhentikan kerja, diwajibkan mengambil cuti tanpa gaji, bekerja dari rumah dan cuti dengan gaji masih lagi berjalan seperti biasa.

Sama-sama kita doakan agar situasi ini tidak berpanjangan dan negara kita kembali bebas dari sebarang wabak dan ancaman-ancaman lain.

Menyentuh isu bekerja dari rumah bagi kakitangan kerajaan atau swasta (atau mereka yang bekerja sendiri), usahlah kita menjadikan itu sebagai halangan untuk kita kekal produktif lebih-lebih lagi dalam memanfaatkan masa yang ada. Jadikan masa #StayatHome sebagai satu bonus dalam kehidupan kita untuk kita sama-sama audit diri dan pencapaian sepanjang tempoh kita diberi nafas untuk hidup di muka bumi ini sebagai khalifah. Lihat diri kita, lihat anak-anak kita, lihat ibu bapa kita, adik beradik, saudara mara, sahabat dan jiran. Apakah selama ini kita cukup peduli pada mereka dan diri kita sendiri?

Bekerja Dari Rumah

Bekerja secara remote atau bekerja dari rumah bukanlah sesuatu yang baru bagi sesetengah orang. Sama ada kerja hakiki dalam mencari rezeki atau kerja yang kita perlu lakukan walaupun kita sendirian. Setiap kita mempunyai tanggungjawab masing-masing - jika kita adalah suri rumah, kerja kita adalah menguruskan rumahtangga - termasuklah urusan dapur, anak-anak dan sebagainya. Jika kita seorang pelajar, kerja hakiki kita adalah berusaha meningkatkan ilmu, kemahiran dan pengetahuan - membaca dan mengulangkaji atau membuat latihan.

Saya masih ingat semasa di darjah satu (1) lagi, cikgu akan memberi tugasan dengan membacakan nombor muka surat dalam buku teks sehingga beberapa muka surat - hampir setiap minggu hari terakhir persekolahan atau cuti penggal. Tugasan atau 'kerja rumah' perlu disiapkan walaupun keluarga mempunyai agenda sendiri - seperti bercuti diluar negeri. Ibu akan pastikan kami adik beradik membawa bersama 'kerja rumah' tersebut. Meningkat usia dewasa apabila bergelar mahasiswa, kita masih perlu 'bekerja' menyiapkan assignment ataupun thesis di hostel atau di rumah. Tanpa pengawasan, yang ada cuma deadline.

Bagaimana kita berjaya menyiapkan assignment atau thesis tepat pada masa? Kerana kita tahu, jika tidak hantar pada masa yang ditetapkan, markah akan dipotong dan seterusnya besar kemungkinan kita gagal untuk subjek tersebut. Lebih malang lagi kita mungkin tak akan grad pada tahun itu. Sedar akan implikasi ini, kita secara tidak langsung akan lebih fokus, lebih berdisiplin dalam pengurusan diri dan masa, lebih konsisten dan paksa diri dalam mencapai matlamat kita.

Konsep yang sama untuk situasi bekerja dari rumah. Apa yang berbeza adalah konteks sahaja.

Bersediakah Kita?

Walaupun ia bukan perkara baru, kerja dari rumah adalah realiti baru yang perlu diambil kira oleh setiap organisasi sebagai satu inisiatif dan mitigasi dalam pengurusan risiko syarikat. Kerja dari rumah untuk skala dan skop yang besar; sebagai contoh melibatkan organisasi yang jumlah pekerjanya melebihi 2,000 atau 10,000 dalam satu tempoh masa singkat belum pernah berlaku sebelum ini. Lebih-lebih lagi jika mereka diberi notis yang sangat singkat untuk berbuat demikian.

Jadi, bagi anda yang pertama kali perlu bekerja dari rumah kerana #SocialDistancing atau #StayatHome, bagaimana cara untuk kita kekal produktif di zon selesa (di rumah)?

Perkara Yang Perlu Dilakukan Oleh Majikan atau Ketua Pasukan

1. Infrastruktur Yang Menyokong Sistem Bekerja Dari Rumah

s

2. Equip Employees with basic guideline how it can be done

- routine, ritual, discipline

3. Check ins

- start with group  conversation
- have a discussion with team member how it can be done. Agree on that
- once agreed, have a once a week meeting

4. Kekalkan Budaya Kerja Yang Positif dan Produktif

- Jika di pejabat anda biasa mengadakan morning briefing atau meeting, teruskan dengan rutin tersebut secara maya.
-

5. Kekalkan Momentum dan Kesihatan Psikologi

- Peluang untuk sembang kopi bersama rakan sekerja antara rehat pukul 10 pagi tak akan berlaku jika bekerja luar dari pejabat. Untuk mengekalkan momentum produktiviti, fokus, motivasi dan kegembiran ahli pasukan, sesuaikan waktu santai bersama rakan sepasukan menggunakan teknologi yang ada. Ada sesetengah orang selesa berbual melalui whatsapp atau facebook. Ada juga yang lebih suka bersemuka melalui video conference atau telefon. Terserah. Yang penting, hadkan waktu supaya tidak berlarutan sehingga mengganggu kerja hakiki.

Selain itu, pastikan ahli pasukan aktif bersenam walaupun bekerja dari bilik tidur. Selain pemakanan yang sihat, senaman merupakan aktiviti yang sangat penting untuk kesihatan fizikal dan mental.

6. Bina Budaya Kerja Dari Rumah

- Majikan atau ketua pasukan perlu membina budaya kerja remote yang bagus dengan cara berkomunikasi dengan ahli pasukan yang lain tentang apa yang berlaku di peringkat organisasi. Ini kerana, pekerja cenderung untuk berasa terasing. Jadi, banyakkan berkongsi maklumat atau email.

1. Tingkatkan Komunikasi Dua Hala

Jika anda mempunyai tim, pastikan anda dan tim ada berkomunikasi secara dua hala. Komunikasi dua hala bermaksud; satu pihak menyampaikan maklumat, dan pihak yang lainnya memberi respon atau maklumbalas sewajarnya.

Satu kajian yang dilakukan oleh agensi pembangunan jenama, Buffer, menunjukkan bahawa kesunyian merupakan cabaran kedua paling tinggi yang direkodkan. Rasa sunyi membuatkan motivasi dan produktiviti seseorang menurun. Oleh itu, risiko ini dapat dikurangkan jika setiap tim atau pasukan berkomunikasi dan mempunyai pemahaman dan ekpektasi yang sama. Jika anda adalah ketua pasukan atau majikan, cuba luangkan satu masa khas setiap hari bercakap mengenai matlamat atau objektif yang perlu dicapai pada hari tersebut. Luangkan 10 minit setiap pagi sebelum mula bekerja. Tetapkan satu masa yang mana semua ahli bersedia.

Guna Teknologi Secara Optima

Selain komunikasi rasmi yang biasa kita gunakan di pejabat seperti telefon dan email, ada pelbagai medium komunikasi yang lebih advance dan mesra pengguna seperti aplikasi slack, trello, video conference seperti Zoom, Jive, Yammer dan lain-lai sekiranya anda perlu mengadakan mesyuarat secara maya bersama pasukan.

Cuba adakan sekurang-kurangnya sekali seminggu mesyuarat atau perjumpaan secara maya bersama ahli pasukan agar kita sama-sama fokus. Mulakan dengan soalan yang paling simple tetapi sangat penting seperti 'Apa khabar? Macam mana keadaan anda semua hari ini? atau Ada apa-apa yang anda perlu dari saya?'.

After all, we are human being. 

2. Anda Dalam Mod Bekerja. Bukan Bercuti. 

– so, suit your self as you are in your office
- Berikutan pengumuman oleh PM pada 16hb, Ada diantara kita yang diberi cuti bergaji
penuh, ada juga cuti tanpa gaji, tak kurang juga yang perlu bekerja terutamanya bagi
mereka yang bekerja di sektor penting seperti utility dll.
- Bergantung kepada peraturan kerajaan dan polisi majikan, bagi mereka masih perlu
bekerja dari rumah, perlu diingatkan bahawa anda bukan dalam tempoh percutian /
vacation.
-

- Take ur morning shower, get change to a formal dress, treat it like a real job (it is
actually)

3. Cipta Suasana Bekerja Mengikut Preference Anda.

- Try your best to setup a space like an office at home – exclusively for work
- Don’t be too leisure – lying on the bed with pyjamas with your laptop on. It won’t work
with a strong motivation, perseverance and grit. It just won’t.
- You can be creative to create your own working space. Music. Gym alike etc…whichever
that can boost your motivation to work
- As for me, I hate cubic desk. I love to have a nice scenery…

4. Wujudkan Boundaries antara Anda dan Keluarga Supaya Tidak Terganggu Waktu Kerja.

- Make some rule – when the door is close, pretends that I’m not here

5. Wujudkan & Amalkan Rutin yang Unik

bookend your day to help your mind differentiate / boundaries
of when to start work and when to stop work. E.g. 20 minutes coffee in the morning to kick off
the day and 20 minutes workout to call of the day

6. Elakkan Rasa Terpinggir

- Teams try to sustain a semblance of normalcy and camaraderie (gaya hidup dan
persahabatan) in unconventional way. E.g. ike virtual pizza parties or remote happy
hours where people dial in and share a cocktail on Slack or Skype.
- Create a happy hour – where you can still socialised with coworkers, virtually

7. Rancang Aktiviti Anak

For those with kids at home with you, make your kids busy as well. Plan for their activities
everyday so they wont get bored and less distraction or req attention from you
8. For employers, have a trust on your employees. Equip them. You may not able to monitor their
process but monitoring can be done with result-based or outcome based.